Запишитесь на демонстрацию нового модуля FaceReg
Мы перезвоним вам
Оставьте ваши контакты, и менеджер перезвонит вам в течение рабочего дня.
7 августа 2026
Как WFM помогает экономить ФОТ: цифры и сценарии из нашего опыта
Директор торговой сети обнаружил проблему случайно. В апреле прошлого года смены планировали по привычке: каждый день одинаковое количество людей на кассах и в зале. Но никто не учел, что в третий четверг месяца запустили акцию «3=2». Потоки клиентов выросли в полтора раза, а персонала не хватило. Покупатели уходили без покупок, касса не справлялась. По оценке коммерческого директора, за день упустили минимум 200 000 рублей прибыли.
Неделю спустя произошло противоположное: руководитель торговой точки не заметил спад продаж в период между праздниками. На смену вышло слишком много людей. ФОТ за эти три дня вырос на 150 000 рублей, а продажи упали на 20%. Деньги потратили впустую.
Эти истории повторяются сотни раз. Руководители и отделы кадров борются с хаосом планирования смен: забывают про праздники, не видят сезонность, не анализируют прошлые годы. В итоге либо теряют прибыль, либо переплачивают за рабочие часы. Чтобы избежать этого, можно автоматизировать процесс с помощью WFM-функционала в FaceReg.
Неделю спустя произошло противоположное: руководитель торговой точки не заметил спад продаж в период между праздниками. На смену вышло слишком много людей. ФОТ за эти три дня вырос на 150 000 рублей, а продажи упали на 20%. Деньги потратили впустую.
Эти истории повторяются сотни раз. Руководители и отделы кадров борются с хаосом планирования смен: забывают про праздники, не видят сезонность, не анализируют прошлые годы. В итоге либо теряют прибыль, либо переплачивают за рабочие часы. Чтобы избежать этого, можно автоматизировать процесс с помощью WFM-функционала в FaceReg.
Почему руководители теряют миллионы на неправильном планировании
Когда планирование хаотично, случается одно из двух. Либо вам недостает персонала в пиковые дни и вы теряете доход, либо выводите на смену слишком много людей в спокойные периоды и платите за простой.
Наш опыт внедрения показывает: в розничной торговле без правильного планирования компании теряют от 15% до 25% потенциальной прибыли. Одновременно с этим неправильно распределенный ФОТ увеличивается в среднем на 10%.
Хорошее планирование решает обе проблемы одновременно. Вы распределяете смены так, чтобы было достаточно людей в нужное время и минимум простоев в период спада. ФОТ остается под контролем, доход стабильно растет.
Наш опыт внедрения показывает: в розничной торговле без правильного планирования компании теряют от 15% до 25% потенциальной прибыли. Одновременно с этим неправильно распределенный ФОТ увеличивается в среднем на 10%.
Хорошее планирование решает обе проблемы одновременно. Вы распределяете смены так, чтобы было достаточно людей в нужное время и минимум простоев в период спада. ФОТ остается под контролем, доход стабильно растет.
Четыре шага к оптимальному ФОТ
Шаг первый: соберите исторические данные
Начните с анализа. Посмотрите, как менялась нагрузка на компанию в прошлые годы: какие дни были пиковыми, какие спокойными, учитывайте сезонность.
В пекарне больше клиентов приходят с пяти до девяти утра и с четырех до семи вечера.
В магазине одежды пиковые дни приходятся на выходные, период перед праздниками и сезонные распродажи.
Проанализируйте прошлогодние данные: когда была максимальная нагрузка, когда минимальная, какие дни считать обычными, какие требуют большего количества людей. Эта информация — основа для будущих планов.
Шаг второй: определите праздники и акции
Составьте календарь на год: отметьте все российские праздники, когда люди не работают или работают меньше. Добавьте даты плановых акций, распродаж, специальных предложений. Если запускаете новый товар или услугу, добавьте эти даты тоже.
Ошибка здесь приводит к потерям, так недостаток персонала на 8 марта в магазине парфюмерии стоит дорого. Избыток людей на малоприбыльный день обходится в десятки тысяч рублей на одну торговую точку.
Шаг третий: создайте шаблоны смен
FaceReg позволяет создавать неограниченное количество шаблонов циклических смен. Шаблон — это повторяющийся паттерн, где указаны дни работы и выходные, время начала и конца смены.
Примеры шаблонов: «два через два» (два рабочих дня, два выходных). «Один через семнадцать» для сложных графиков.
Создайте столько шаблонов, сколько вам нужно. Каждому сотруднику или группе сотрудников назначьте свой шаблон в зависимости от роли и нужной нагрузки. Шаблон будет автоматически повторяться на протяжении указанного периода.
Шаг четвертый: адаптируйте и контролируйте
Шаблоны — это основа, но работа требует гибкости. В FaceReg можно редактировать отдельные дни вручную. Если сотрудник отпросился и работает с двенадцати часов вместо восьми, отредактируйте день. Если нужно перенести смену на выходной, внесите изменение.
Система фиксирует ручные корректировки и отправляет эту информацию в систему учета. Отдел кадров видит полную картину: что было запланировано, что было отредактировано, когда сотрудник болел или был в отпуске.
Для сотрудников с чередованием подразделений используйте детальное планирование по часам. Укажите, что человек работает два часа на одной точке, два часа на другой, четыре часа в офисе. Система отследит, где и когда он был.
Также не забывайте добавлять информацию о праздниках в календарь системы. Смены в праздничные дни не будут ставиться автоматически, что предотвратит ошибки планирования.
Начните с анализа. Посмотрите, как менялась нагрузка на компанию в прошлые годы: какие дни были пиковыми, какие спокойными, учитывайте сезонность.
В пекарне больше клиентов приходят с пяти до девяти утра и с четырех до семи вечера.
В магазине одежды пиковые дни приходятся на выходные, период перед праздниками и сезонные распродажи.
Проанализируйте прошлогодние данные: когда была максимальная нагрузка, когда минимальная, какие дни считать обычными, какие требуют большего количества людей. Эта информация — основа для будущих планов.
Шаг второй: определите праздники и акции
Составьте календарь на год: отметьте все российские праздники, когда люди не работают или работают меньше. Добавьте даты плановых акций, распродаж, специальных предложений. Если запускаете новый товар или услугу, добавьте эти даты тоже.
Ошибка здесь приводит к потерям, так недостаток персонала на 8 марта в магазине парфюмерии стоит дорого. Избыток людей на малоприбыльный день обходится в десятки тысяч рублей на одну торговую точку.
Шаг третий: создайте шаблоны смен
FaceReg позволяет создавать неограниченное количество шаблонов циклических смен. Шаблон — это повторяющийся паттерн, где указаны дни работы и выходные, время начала и конца смены.
Примеры шаблонов: «два через два» (два рабочих дня, два выходных). «Один через семнадцать» для сложных графиков.
Создайте столько шаблонов, сколько вам нужно. Каждому сотруднику или группе сотрудников назначьте свой шаблон в зависимости от роли и нужной нагрузки. Шаблон будет автоматически повторяться на протяжении указанного периода.
Шаг четвертый: адаптируйте и контролируйте
Шаблоны — это основа, но работа требует гибкости. В FaceReg можно редактировать отдельные дни вручную. Если сотрудник отпросился и работает с двенадцати часов вместо восьми, отредактируйте день. Если нужно перенести смену на выходной, внесите изменение.
Система фиксирует ручные корректировки и отправляет эту информацию в систему учета. Отдел кадров видит полную картину: что было запланировано, что было отредактировано, когда сотрудник болел или был в отпуске.
Для сотрудников с чередованием подразделений используйте детальное планирование по часам. Укажите, что человек работает два часа на одной точке, два часа на другой, четыре часа в офисе. Система отследит, где и когда он был.
Также не забывайте добавлять информацию о праздниках в календарь системы. Смены в праздничные дни не будут ставиться автоматически, что предотвратит ошибки планирования.
Шаблон смен в FaceReg
Объясняем на примерах: как экономить с помощью WFM
Сценарий один: пиковые часы в кофейне
Кофейня работает с шести утра до девяти вечера. Утром активное время с шести до девяти (люди спешат на работу), вечером с четырех до семи (люди возвращаются). Днем с девяти до четырех — спокойный период.
Руководитель создает три шаблона смен: для утреннего периода когда сотрудники работают с шести до девяти. Для дневного периода, когда два человека работают с девяти до четырех. Для вечерней смены: с четырех до семи. Кроме того есть отдельный шаблон для выходных, эти дни распределяются так, чтобы в период высокой посещаемости было достаточно сотрудников.
Аналитика показывает: в период перед Новым годом (с 20 по 29 декабря) люди чаще ходят в кофейни, встречаются с друзьями и коллегами, планируют новогодние каникулы в приятной обстановке.Планировщик добавляет по одному сотруднику на каждый пик активного периода.
В дни новогодних праздников (с 1 по 3 января) смены не ставятся, так как кофейня закрыта.
Результат: во время активных периодов всегда хватает персонала, в спокойные дни сотрудникам не переплачивают — ФОТ оптимален, прибыль максимальна.
Кофейня работает с шести утра до девяти вечера. Утром активное время с шести до девяти (люди спешат на работу), вечером с четырех до семи (люди возвращаются). Днем с девяти до четырех — спокойный период.
Руководитель создает три шаблона смен: для утреннего периода когда сотрудники работают с шести до девяти. Для дневного периода, когда два человека работают с девяти до четырех. Для вечерней смены: с четырех до семи. Кроме того есть отдельный шаблон для выходных, эти дни распределяются так, чтобы в период высокой посещаемости было достаточно сотрудников.
Аналитика показывает: в период перед Новым годом (с 20 по 29 декабря) люди чаще ходят в кофейни, встречаются с друзьями и коллегами, планируют новогодние каникулы в приятной обстановке.Планировщик добавляет по одному сотруднику на каждый пик активного периода.
В дни новогодних праздников (с 1 по 3 января) смены не ставятся, так как кофейня закрыта.
Результат: во время активных периодов всегда хватает персонала, в спокойные дни сотрудникам не переплачивают — ФОТ оптимален, прибыль максимальна.
Сценарий два: сетевой магазин с сезонностью
Сетевой магазин одежды работает в две смены. Анализ прошлых лет показал: летом продажи падают на 20%, осенью растут на 35%, зимой достигают максимума, весной происходит спад.
Планировщик создает четыре набора шаблонов на каждый сезон. Летом: минимальный персонал в торговом зале. Осенью: добавляют сотрудников на кассы и консультантов. Зимой: максимальное количество людей во все смены. Весной: сокращают, но не ниже минимума.
Через интеграцию с PROSTO:СКУД в 1С информация о плановых и фактических часах автоматически поступает в расчетный отдел. Отдел кадров видит, кто переработал, кто недоработал. Можно скорректировать: если сотрудник не доработал в будний день, он отработает эти часы в выходной. Система зафиксирует корректировку. Результат: ФОТ соответствует нагрузке, нет необоснованных переплат, доход.
Сетевой магазин одежды работает в две смены. Анализ прошлых лет показал: летом продажи падают на 20%, осенью растут на 35%, зимой достигают максимума, весной происходит спад.
Планировщик создает четыре набора шаблонов на каждый сезон. Летом: минимальный персонал в торговом зале. Осенью: добавляют сотрудников на кассы и консультантов. Зимой: максимальное количество людей во все смены. Весной: сокращают, но не ниже минимума.
Через интеграцию с PROSTO:СКУД в 1С информация о плановых и фактических часах автоматически поступает в расчетный отдел. Отдел кадров видит, кто переработал, кто недоработал. Можно скорректировать: если сотрудник не доработал в будний день, он отработает эти часы в выходной. Система зафиксирует корректировку. Результат: ФОТ соответствует нагрузке, нет необоснованных переплат, доход.
Интеграция с 1С, типизация отсутствия: новые возможности FaceReg
Мы развиваем FaceReg, поэтому скоро планирование станет еще удобнее. Руководители будут создавать смены, система автоматически передаст эту информацию в 1С. По окончании рабочего дня в отчетах можно увидеть плановое и фактическое время. Руководитель проверит данные и передаст подтвержденные часы в 1С для расчета ФОТ.
Также появится возможность типизировать отсутствия: отпуск, больничный, учебный отпуск, неявка. В интерфейсе система будет показывать, почему сотрудник отсутствовал. Это поможет кадрам отслеживать ситуацию и правильно начислять ФОТ в зависимости от типа отсутствия.
Также появится возможность типизировать отсутствия: отпуск, больничный, учебный отпуск, неявка. В интерфейсе система будет показывать, почему сотрудник отсутствовал. Это поможет кадрам отслеживать ситуацию и правильно начислять ФОТ в зависимости от типа отсутствия.
Как подготовить данные для внедрения FaceReg: практические шаблоны
Успех внедрения WFM-функционала зависит от качества исторических данных. Начните со сбора информации — это займет время, но даст точную картину нагрузки на компанию.
Соберите данные о нагрузке за год
Создайте таблицу по дням недели и месяцам. Отметьте, как менялась нагрузка: количество клиентов, объем продаж, среднее время обслуживания. Если данные есть в POS-системе или CRM, выгрузите их.
Из этой таблицы видно: в марте нагрузка выше на 20% (из-за 8 Марта), выходные всегда напряженнее будней, пятницы и субботы требуют больше персонала.
Соберите данные о нагрузке за год
Создайте таблицу по дням недели и месяцам. Отметьте, как менялась нагрузка: количество клиентов, объем продаж, среднее время обслуживания. Если данные есть в POS-системе или CRM, выгрузите их.
Из этой таблицы видно: в марте нагрузка выше на 20% (из-за 8 Марта), выходные всегда напряженнее будней, пятницы и субботы требуют больше персонала.
Определите пиковые периоды и сезонность
Проанализируйте данные за несколько лет. Найдите закономерности: какие месяцы самые прибыльные, какие самые спокойные. Для магазина это может быть так — смотрите таблицу ниже.
Такая таблица показывает: вы платили одинаково весь год, хотя нагрузка вариьировалась. В спокойные месяцы вы переплачивали, в пиковые — недоплачивали и теряли доход.
Проанализируйте данные за несколько лет. Найдите закономерности: какие месяцы самые прибыльные, какие самые спокойные. Для магазина это может быть так — смотрите таблицу ниже.
Такая таблица показывает: вы платили одинаково весь год, хотя нагрузка вариьировалась. В спокойные месяцы вы переплачивали, в пиковые — недоплачивали и теряли доход.
Соберите информацию о типах дней
Создайте справочник дней в году и их характеристик:
Создайте справочник дней в году и их характеристик:
Распределите сотрудников по профилям нагрузки
Создайте матрицу, где для каждого периода указаны шаблоны смен.
Создайте матрицу, где для каждого периода указаны шаблоны смен.
Подготовьте информацию о движении персонала между подразделениями
Если сотрудники работают в разных местах (для сетей), создайте расписание по подразделениям:
Если сотрудники работают в разных местах (для сетей), создайте расписание по подразделениям:
Эта информация позволит создать детальное планирование в FaceReg и корректировать нагрузку на каждое подразделение.
Определите праздники и акции на год вперед
Составьте реестр событий, которые влияют на нагрузку:
Определите праздники и акции на год вперед
Составьте реестр событий, которые влияют на нагрузку:
Применение данных в FaceReg
После сбора данных:
После сбора данных:
- Создайте в FaceReg столько шаблонов смен, сколько «профилей нагрузки» вы выявили.
- Назначьте каждому сотруднику подходящий шаблон в зависимости от периода года. По мере смены сезонов переводите людей на другие шаблоны.
- Используйте детальное планирование по часам для сотрудников, которые работают в разных подразделениях или на неполный день.
- Еженедельно проверяйте соответствие плана фактическим данным. Если акция дала больше клиентов, чем ожидалось, отредактируйте смены для следующей недели.
Вывод
WFM-функционал в FaceReg — это не просто инструмент контроля присутствия. Это решение, которое помогает планировать смены так, чтобы ФОТ был оптимален, а доход максимален. Шаблоны циклических смен, ручная корректировка, детальное планирование по часам, учет праздников и интеграция с 1С — все это позволяет руководителям и кадрам принимать решения на основе данных, а не основываясь на интуиции.
Результат: компания платит за работу, которая нужна, а не переплачивает за простой, не теряет прибыль из-за нехватки персонала. ФОТ становится управляемым показателем, который влияет на финансовый результат.
Результат: компания платит за работу, которая нужна, а не переплачивает за простой, не теряет прибыль из-за нехватки персонала. ФОТ становится управляемым показателем, который влияет на финансовый результат.