Как учитывать рабочее время на вахтах без СКУД и турникетов

Вахтовый метод работы широко распространен в горнодобывающей промышленности, строительстве, нефтегазовой сфере. Удаленность объектов и специфика работы создают серьезные проблемы с учетом рабочего времени и контролем трудовой дисциплины. В отличие от офисных помещений, на удаленных объектах зачастую нет возможности установить традиционные системы контроля доступа (СКУД) или турникеты, а если они и есть, то не всегда эффективны.

Проблема «мертвых душ» и подлогов
Одна из самых серьезных и распространенных проблем вахтового метода — так называемые «мертвые души». Речь идет о сотрудниках, которые числятся на объекте, получают заработную плату, но фактически отсутствуют на рабочем месте или даже не приезжали на вахту. В таких случаях нередко происходят сговоры с бригадирами или администраторами объектов, которые закрывают глаза на отсутствие работника, а иногда и сами вносят фальсифицированные данные в табель учета рабочего времени.

Подобные махинации наносят двойной ущерб компании: с одной стороны, выплачивается зарплата людям, невыполняющим работу, с другой — снижается производительность труда на объекте из-за фактического недокомплекта персонала.

Отсутствие точного учета рабочего времени
На удаленных объектах часто используются бумажные журналы или примитивные электронные системы учета времени, которые легко обойти. Сотрудник может опоздать на несколько часов или уйти раньше времени, а эти нарушения никак не зафиксируются в системе учета.
Отсутствие достоверной информации о фактически отработанном времени приводит к переплатам, снижению дисциплины и, как следствие, падению эффективности работы всего коллектива.

Большое количество временных сотрудников
Еще одна особенность вахтового метода — высокая текучесть кадров и большое число временных работников, привлекаемых через агентства по аутстаффингу. Контролировать такой персонал традиционными методами крайне сложно: выдача и сбор пропусков, ведение отдельных табелей, согласование документации — все это требует серьезных временных затрат.

Современные технологии позволяют эффективно решить перечисленные проблемы с помощью  QR-кодов. FaceReg обеспечивает точный учет рабочего времени персонала на удаленных объектах без необходимости установки дорогостоящего оборудования.

Планирование смен и вахт
Система позволяет осуществлять укрупненное планирование вахт. Руководитель может заранее отметить, что сотрудник будет работать, например, с 15 декабря по 15 января, и система автоматически будет ожидать регистрации сотрудника в этот период. Такое планирование особенно удобно именно для вахтового метода, где графики работы измеряются неделями и месяцами.

Надежная идентификация на проходной
Идентификация сотрудников происходит с помощью QR-кодов. Для регистрации входа или выхода достаточно обычного смартфона или планшета с камерой, установленного на проходной. FaceReg фиксирует не отметки, а факт присутствия человека на объекте.

Система исключает подлог данных на каждом этапе.  Сотрудник отмечает начало и конец смены, сканируя персональный QR-код — динамический (в мобильном приложении) или статический (для тех, у кого нет смартфона). QR-код обновляется каждые 30 секунд, терминал делает контрольное фото при отметке. Отметить коллегу не получится.

Это полностью исключает возможность обмена пропусками или передачи их другим людям — распространенную практику на удаленных объектах, когда один сотрудник может отметиться за нескольких отсутствующих.

Точный контроль прихода и ухода
FaceReg фиксирует точное время прихода и ухода каждого сотрудника. Если работник опаздывает или уходит раньше положенного времени, система автоматически отмечает эти нарушения и может отправить уведомление руководителю. Таким образом, даже находясь вдали от объекта, менеджмент получает достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины.

Предотвращение подлогов
Самое главное преимущество системы в борьбе с «мертвыми душами» — невозможность фальсификации присутствия. Поскольку для отметки требуется физическое присутствие сотрудника перед камерой, никакие сговоры с администраторами или бригадирами не помогут обойти систему. Если сотрудник не вышел на смену или вообще не приехал на вахту, система это зафиксирует, и данная информация будет доступна руководству.

Одно из преимуществ системы — возможность предоставлять аутстаф-агентствам доступ к данным сотрудников, которых они направляют на объекты. Права доступа можно настроить так, чтобы агентство видело только информацию о своих сотрудниках и не имело доступа к остальным данным.

Выгоды для аутстаф-агентства:

• Точное логирование посещаемости — в спорных ситуациях агентство может предоставить документальное подтверждение того, что сотрудник действительно находился на объекте.
• Упрощение учета рабочего времени — автоматическая система избавляет от необходимости вести бумажный табель.
• Ускорение отчетности для заказчика — в конце месяца не нужно тратить время на согласование табелей, поскольку вся информация уже в системе.
• Актуальная информация о численности — агентство всегда знает, сколько его сотрудников фактически работает на объекте.
• Прозрачность взаимодействия — заказчик имеет доступ к той же информации, что и агентство. Это снимает вопросы и ускоряет расчеты.

Выгоды для заказчика:

• Планирование работы — линейные руководители могут планировать работу всего персонала, включая сотрудников от аутстаф-агентств.
• Отдельный контроль внешнего персонала — возможность анализировать эффективность работы привлеченных сотрудников.
• Минимизация административных затрат — не требуется отдельно заносить информацию о внешнем персонале в систему.

На одном из крупных холдингов в России была внедрена система FaceReg для контроля рабочего времени на объекте с 1000 сотрудников.

Результаты внедрения:

• Автоматизация контроля рабочего времени по QR-кодам.
• Автоматическое формирование табелей на основе собранных данных.
• Выявление 15% сотрудников, систематически нарушающих график работы.

Экономический эффект:

• Высвобождение рабочего времени администраторов и руководителей, ранее занимавшихся контролем.
• Исключение переплат за неотработанное время;
• Повышение общей дисциплины на предприятии;
• Возможность поощрения добросовестных сотрудников на основе объективных данных.

Проблема учета рабочего времени на удаленных объектах, особенно при вахтовом методе работы — серьезный вызов для горнодобывающих, строительных и нефтегазовых компаний. «Мертвые души», подлоги и низкая дисциплина могут существенно снижать эффективность работы и увеличивать расходы.

Внедрение FaceReg позволяет решить эти проблемы без значительных вложений в инфраструктуру. Система не требует установки специализированного оборудования, работает на обычных смартфонах и планшетах, а также обеспечивает высокий уровень защиты от подлогов.

Такое решение особенно оценят те, кто работает с аутстаф-агентствами, потому что оно обеспечивает прозрачность взаимоотношений и снижает административную нагрузку как на заказчика, так и на поставщика персонала.

Внедрение системы контроля рабочего времени с помощью QR-кодов на удаленных объектах — это инвестиция в прозрачность, эффективность и справедливость организации труда, которая быстро окупается за счет оптимизации расходов на персонал и повышения производительности.