Как упростить управление вахтовым персоналом: решение для аутстафф-компаний

В России работают около 3000 аутстаффинговых компаний, которые предоставляют сотрудников для сферы строительства, логистики, добычи, агросектора. Совокупный ежемесячный оборот этих компаний — 19 трлн рублей. Доход в этой сфере напрямую зависит от способности привлекать работников
в условиях кадрового голода и грамотно ими управлять, обеспечивая высокий уровень сервиса. В статье мы расскажем, как упростить работу аутстафферов, автоматизировав рутинную операционную деятельность.

При вахтовом методе, который используют большинство аутстафф-компаний, нужно решить несколько важных задач.

Прежде всего, важно контролировать логистику сотрудников и время их выхода на работу. Нужно точно отслеживать, когда сотрудник выехал, прибыл на объект и начал смену. Любой сбой, например, если кто-то из рабочих не доехал или не вышел в оговоренное время, может задержать старт проекта. В результате заказчик может оштрафовать аутстафф-компанию за невыполнение обязательств, а при систематических нарушениях — отказаться от сотрудничества.

Также нужно ежедневно учитывать, кто сколько отработал, были ли переработки. Табели заполняет администратор на месте, затем отправляет
их в офис для расчета зарплаты.

Важно вовремя менять сотрудников, следить за сроками вахт, проводить инструктажи и следить, чтобы все прошли обучение.

Два раза в месяц компания и заказчик сверяют табели. Это долгая кропотливая работа, так как часто нужно уточнить отработанные часы или пересчитать оплату за проживание — это влияет на итоговые суммы.

Любые инциденты на объекте — зона ответственности аутстаффера. Если у сотрудника нет нужных документов или произошел несчастный случай, отвечать будет именно подрядчик, а не заказчик. Значит важно предусмотреть самые разные случаи и подготовить соответствующие документы и программы обучения.

Особенность работы аутстафф-компаний в том, что в этой сфере намного проще найти заказчиков, чем работников. В среднем компания тратит на привлечение, оформление, одного сотрудника 48% его годового дохода = 6 окладов, по данным журнала «Директор по персоналу». И это только на то, чтобы человек вышел на работу. При этом рынок трудовых ресурсов ограничен, количество работников может расти незначительно.

Компании приходится работать с базой персонала, используя Avito, сайты для поиска работы и Telegram-каналы. И параллельно обслуживать весь процесс: от первой заявки до выхода человека на объект. Весь цикл сделки занимает 1–2 дня. Чтобы уложиться в сроки и ничего не перепутать, у компании должен быть выстроен четкий операционный процесс.

Все это усложняет работу на рынке аутстаффинга. Перечислим основные трудности, с которыми сталкиваются компании, предоставляющие временных работников по контракту.

1.Найм сотрудников
Самая большая сложность — оперативно находить работников, так как на рынке дефицит рабочих специальностей. По данным HeadHunter в ближайшие пять лет российский бизнес не досчитается 4 млн сотрудников и до 90% из них — это средне- и высококвалифицированные рабочие и специалисты. Быстро эту проблему не решить, так как количество сварщиков или монтажников не может резко увеличиться за год.

2.Скорость операций
От момента отправки сотрудника до его выхода на смену нужно выполнить десятки мелких действий — согласовать работника с заказчиком, позвонить работнику, оформить документы, оплатить проезд. Все эти действия в компаниях выполняются вручную. И чем быстрее процессы, тем выше риск ошибки. Согласование — один из наиболее проблемных этапов, так как в нем несколько итераций с участием трех сторон.

3.Контроль на местах
Администраторы, которые работают на объектах от имени аутстаффера, встречают людей, размещают их, следят, чтобы не было инцидентов, ежедневно ведут табель, следят за дисциплиной. Это ключевой элемент работы, однако в центральный офис часто приходит недостаточно информации, чтобы контролировать все процессы.

4.Финансовые риски
Каждого работника нужно оформить, зарегистрировать, подать сведения в ПФР, выдать СИЗ, выплатить суточные, аванс и зарплату. Если в компании более 3000 сотрудников — это сотни операций каждый день, которые выполняются вручную.

5.Конфликты с заказчиком
Иногда бывает так, что нанятые сотрудники не выходят на смену или уезжают обратно. Если не контролировать выходы сотрудников, то табели не сойдутся. Документы, как правило, хранятся и передаются в электронном виде, их сверка требует много времени.

6.Непрозрачность загрузки
Заказчику важно понимать: сколько работников к нему приедет, кто в данный момент уже проходит инструктаж, кто выйдет на смену сегодня. Если нет общей системы и данных, которые обновляются в реальном времени, количество приехавших сотрудников может не совпадать с тем, что нужно клиенту.

Сегодня большинство аутстаффинговых компаний продолжают работать без автоматизации процессов, большинство расчетов выполняется в Excel-таблицах и вручную, а согласование идет по телефону и через почту. Операторы обзванивают кандидатов, фиксируют статусы для каждого сотрудника: «выехал», «вышел на работу», «межвахта», «уволился» — и всё это в разных документах и мессенджерах.

Все перемещения работников и смены оформляются вручную, а документы на согласование с заказчиком отправляются по электронной почте — это десятки файлов и огромные архивы, в которых легко потеряться. Табели учета, данные о командировках и отчеты по заявкам, на основе которых рассчитывается зарплата, заполняются вручную. Это приводит к задержкам и росту напряжения в работе с клиентами.

Часть этих проблем можно было бы решить с помощью современных ИТ-решений, однако на практике многие из них слишком громоздкие, сложные и плохо адаптированы под реальные задачи аутстаффинга. Из-за этого компании не видят смысла в их внедрении — слишком дорого, долго и неудобно. Рынок автоматизации в этой сфере пока только формируется, так как у аутстафферов
и у заказчиков появился запрос на системные решения.

Сегодня на рынке уже появляются первые современные решения, которые могут упростить работу аутстафф-компаний. Одно из них — платформа, которая автоматизирует ключевые этапы работы с вахтовым персоналом и снижает нагрузку на менеджеров.

Наш сервис — умная платформа для управления вахтовым персоналом. Она закрывает весь цикл задач: от планирования и оформления до отчётности и контроля. Все участники процесса получают доступ к нужным инструментам в одном месте — больше не нужно держать десятки файлов, переписок и таблиц.

Наше решение включает:

• Учет времени выхода на смену и отработанного времени. FaceReg — система контроля прихода и ухода сотрудников с распознаванием по QR-коду. Упрощает формирование рабочих графиков и планирование рабочего дня. Помогает на 100% контролировать отработанное время, опоздания и неявки на работу.

• Интеграция СКУД с 1С. PROSTO:СКУД позволяет организовать полноценный учет рабочего времени сотрудников, формируя табель в 1С формирует табели в 1С по данным FaceReg и других СКУД. Компания может просматривать данные о проходах сотрудников через точки доступа. Оплата работникам начисляется с учетом отработанного времени на основе данных из СКУД.

Также можем добавить по желанию клиента:

• Личный кабинет для менеджера, логиста, кадровика. Здесь они видят всю информацию по своим участкам: текущие и планируемые смены, заявки от заказчиков, статусы вахтовиков, документы. Им не нужно собирать данные вручную или запрашивать у администраторов — система сама обновляет статусы и уведомляет об изменениях. Платформа помогает отслеживать статусы сотрудников: кто уехал, кто вышел, кто на межвахте. Есть отчёты по заявкам и по движениям людей.

• Мобильное приложение для вахтовиков, где можно посмотреть маршрут, график, документы и задания. Это снижает поток звонков и убирает недопонимания, а также помогает работникам быстрее ориентироваться на новом объекте.

• Возможность автоматически составлять графики смен, табели, командировочные документы и договоры. Документы создаются по заданным шаблонам и правилам. Система сама учитывает сроки, переработки, выходные, отправляет напоминания и сверяет факты. Табель не нужно собирать вручную — он уже сформирован и готов для расчета.

• Интеграция с Excel и бухгалтерскими системами. Благодаря этому не придется перестраивать всю инфраструктуру — можно внедрять решение поэтапно, начиная с самых проблемных зон. Все это делает сервис гибким и понятным в работе даже для компаний, которые раньше не сталкивались с цифровыми инструментами.

Также можно добавить блок согласований с заказчиком и отображение загрузки по разным объектам.

Платформа помогает аутстафф-компаниям снизить административную нагрузку. По нашим оценкам, автоматизация позволяет сократить объём ручной работы на 40–60%. Это особенно заметно в тех участках, где раньше сотрудники тратили часы на рутинные задачи — составление графиков, заполнение табелей, контроль перемещений, оформление документов. Внедрив платформу, компания может перераспределить ресурсы: меньше времени уходит на «операционку», больше — на поиск людей и работу с клиентами.

Компания может масштабировать бизнес без потери качества. Чем больше людей, тем больше менеджеров, больше администраторов, больше ошибок. С платформой компания может обслуживать больше вахтовиков и заказчиков с тем же составом команды, потому что все процессы работают быстрее и прозрачнее.

Заказчик получает более прозрачные условия работы и может в любой момент посмотреть, кто к нему едет, сколько человек выйдут на смену, на каком этапе согласования документы, как закрываются табели. Такая открытость укрепляет доверие, снижает число конфликтов и повышает лояльность — с такой компанией хочется работать долго.

Дополнительно платформа позволяет собирать и анализировать данные: видеть KPI, считать текучесть, отслеживать эффективность администраторов, понимать структуру расходов. Это дает руководству инструменты для принятия решений, планирования и развития бизнеса на основе точных данных.

Хотите избавиться от рутинных задач, повысить прозрачность процессов, улучшить контроль и легко масштабировать бизнес? Подключите нашу платформу и освободите время для стратегических задач.