100% точность учёта строителей на удалённых объектах с помощью QR-кодов

Заказчик: российский дорожно-строительный холдинг, NDA
Сроки проекта: ноябрь 2023 – июнь 2024
Запрос: автоматизировать учёт численности сотрудников на удалённых строительных объектах
Решение: система аутентификации сотрудников по QR-кодам
Программные продукты: FaceReg, 1С:ЗУП с расширением PROSTO:СКУД
Результат: кадровые службы в режиме реального времени получают информацию о факте нахождения сотрудника на объекте

Объекты компании находятся на территории нескольких регионов России. Строители работают вахтовым методом по 30 дней, круглосуточно в две смены. За одну вахту на объект приезжает от 100 до 400 человек.

Объекты удалены от административных офисов компании, на них постоянно сменяется большое количество сотрудников. Это создавало трудности кадрового учёта и контроля.

В изначальном процессе, до проекта автоматизации, предполагалось, что каждый сотрудник перед выходом на смену должен отметиться у табельщика. Но вручную сложно обрабатывать такой поток данных, поэтому процесс свёлся к принципу: если нет данных об отсутствии — значит, сотрудник на смене.

Такой подход вёл к ошибкам учёта рабочего времени, страдала трудовая дисциплина. Например, кроме невыхода на работу сотрудник мог не выйти в отпуск в согласованные дни, это влекло за собой сложные перерасчёты зарплаты и переоформление документов.

Заказчику необходимо было фиксировать действительную посещаемость сотрудников и получать отчёты об их численности в режиме реального времени. Эти данные также необходимо было передавать в 1С:ЗУП.

Чтобы полностью решить задачи заказчика и соблюсти требование безопасности, мы внедрили систему идентификации сотрудников по QR-кодам. Также настроили автоматическую выгрузку данных о проходах в 1С:ЗУП, где сейчас можно сформировать «Табель учёта рабочего времени» по данным FaceReg. Расскажем по порядку.

У решения FaceReg есть и облачная версия, но заказчик выбрал размещать систему на собственных серверах, чтобы сохранить автономность. Мы развернули коробочную версию системы, независимую от доступа в интернет, и доработали её под запросы заказчика.

Для каждого строительного управления система установлена на локальный сервер, и раз в полчаса происходит обмен с центральным сервером FaceReg — с него все данные о проходах выгружаются в 1С:ЗУП. В то же время из 1С:ЗУП в FaceReg загружаются новые сотрудники и обновляются данные по ним.

Данные по сотрудникам в 1С и FaceReg синхронизированы, обмен происходит автоматически.

• Когда для сотрудника заводят «Приём на работу» в 1С:ЗУП, данные попадают в FaceReg. Здесь ему добавляют фото и данные о QR-коде — об этом расскажем далее.
• Информация о фактах проходов сотрудников из FaceReg попадает в 1С.
• Чтобы на основе этих данных можно было получать отчёты по посещаемости сотрудников и трудовой дисциплине и заполнять табель отработанного времени, мы также внедрили в 1С:ЗУП расширение PROSTO:СКУД.

Решение с идентификацией с помощью QR-кода заказчик выбрал по нескольким причинам:

• не требуется дополнительное дорогостоящее оборудование, как для систем с турникетами;
• не нужно беспокоиться о законодательных сложностях, которые могут возникнуть при сборе биометрических данных, как для систем идентификации по лицу или отпечатку — хотя FaceReg это тоже умеет.

QR-код стал уникальной отметкой для каждого сотрудника, которая идентифицирует его на объекте и регистрирует начало и завершение работы. Мы предусмотрели два типа QR-кодов:

• динамический — доступен в мобильном приложении сотрудника. Система обновляет его каждые 30 секунд.
• Статический — он не изменяется, выдаётся сотрудникам, у которых нет смартфона или которые не хотят устанавливать приложение.

В начале и в конце смены сотрудник сканирует свой QR-код в терминале. Система считывает данные и создаёт событие прохода, которое далее выгружается в 1С.

В личном кабинете FaceReg табельщик (администратор системы) видит профиль сотрудника и в начале работы с системой создаёт в нём привязку либо к мобильному приложению, либо к статическому QR-коду. Можно просматривать «Календарь» по каждому сотруднику, то есть количество отработанных сотрудником часов за каждый день выбранного периода. Также приложение даёт экспресс-аналитику по данным за текущую дату: присутствия, отсутствия и опоздания.

После первого тестирования функционала важной задачей стало исключить возможности для сотрудников обмануть систему. Какие вопросы мы решили:

Что, если один сотрудник соберёт скрины QR-кодов из приложений коллег и отметится за них?
QR-коды в приложении динамические, постоянно обновляются, устаревший код система не примет.

Что, если сотрудник договорится с коллегами и попросит отсканировать свой статический QR-код или передаст смартфон с приложением?
Обман будет раскрыт, потому что терминалы делают контрольное фото после сканирования QR-кода, оно отображается в логах рядом с портретом из карточки сотрудника. При этом сбора биометрии не происходит, фото никак не обрабатывается системой, а сверяется только вручную.

Что, если табельщик вступит в сговор с сотрудниками и вручную поставит отметки в системе?
Это сделать не получится технически: без сканирования кода и фотографии сотрудника смена не считается начатой. Прав на редактирование данных у табельщика нет.

Что, если сотрудник в качестве оправдания скажет, что не успел отметиться?
На каждом строительном объекте установлено по три точки аутентификации — этого достаточно, чтобы не создавать очереди и чтобы каждый успел воспользоваться терминалом.